ปรับองค์กรเป็นแบบ Hybrid Work มาเริ่มจาก Check List ง่ายๆกัน


        จากวิกฤตการณ์โรคระบาด Covid – 19 ที่เกิดขึ้นและแพร่กระจายไปอย่างรวดเร็วในทั่วโลก องค์กรธุรกิจต่างๆ ต้องปรับตัวจากที่แต่เดิมนั้น การทำงานจะทำที่สำนักงานเพียงอย่างเดียว มาเป็นการทำงานแบบนอกสำนักงาน หรือ Work From Home เพื่อลดความเสี่ยงของพนักงานในการสัมผัสหรือแพร่กระจายเชื้อโรค ซึ่งในสภาวะวิกฤตเช่นนี้หลายองค์กรเริ่มมีการ ทรานส์ฟอร์ม รูปแบบการทำธุรกิจมาพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้นเพื่อให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อไปได้ การเปลี่ยนแปลงในช่วงแรกสร้างความโกลาหลวุ่นวายให้กับองค์กรทั้งหลายเป็นอย่างมาก เพราะองค์กรส่วนใหญ่ยังไม่มีการเตรียมความพร้อม หรือแม้แต่องค์กรที่มีการเตรียมความพร้อมมาในระดับหนึ่งก็ยังประสบปัญหา เนื่องจากจำนวนพนักงานต้องทำงานนอกสำนักงาน มีมากมายหลายเท่ากว่าเดิมกระบวนการ การทำงานที่เปลี่ยนไป ปัญหาที่เกิดขึ้นมีทั้งในเรื่องของสุขภาพจิตของพนักงานที่ต้องทำงานที่บ้านเป็นเวลานาน ความไม่พร้อมเรื่องความรู้ด้านเทคโนโลยีที่จะมารองรับการทำงานจากที่บ้าน ความไม่พร้อมด้านอุปกรณ์ที่ต้องใช้งาน รวมไปถึง โครงสร้างพื้นฐานทาง ไอที (IT Infrastructure) ขององค์กรเอง แม้ในปัจจุบันปัญหาและอุปสรรคในการใช้งาน เริ่มคลี่คลายขึ้นบ้างแล้ว เนื่องจากผ่านการเรียนรู้ และการปรับตัวมาแล้วระยะหนึ่ง สิ่งหนึ่งจากบทเรียนที่ผ่านมาทำให้หลายองค์กรธุรกิจตระหนักดีว่าการปรับองค์กรให้พร้อมเพื่อรับมือกับภาวะฉุกเฉินอยู่เสมอเป็นสิ่งที่จำเป็น

        วิกฤตการณ์ของ โรคระบาด Covid – 19 ที่กินเวลามาอย่างยาวนาน เป็นบทเรียนให้องค์กรตระหนักถึงความพร้อมในการรับมือ และแนวทางแก้ไขปัญหาในระยะยาว หาก ณ วันหนึ่งต้องกลับไปทำงานเหมือนเดิม องค์กรควรต้องเตรียมให้พร้อมก่อนจะถึงวันนั้น จากบทเรียนวิกฤตโรคระบาด Covid -19 จะเห็นว่ามีงานหลากหลายประเภทที่สามารถทำได้โดยไม่ต้องเข้ามาทำงานในสำนักงาน แต่ทำไมยังต้องมีสำนักงาน จากหนึ่งในบทความของ Gallup (1) บริษัทที่ปรึกษามากประสบการณ์เรื่องพฤติกรรมของการทำงาน มีรายละเอียดว่าสำนักงาน ยังมีความสำคัญ และจำเป็นเพราะสำนักงาน ยังคงเป็นพื้นที่ในการสร้างวันฒนธรรมขององค์กร อันจะทำให้เกิด Productivity ที่ดีในระยะยาว หรือแม้แต่บทสัมภาษณ์ของ Sundar Pichai ของ CEO บริษัทเทคโนโลยียักษ์ใหญ่ อย่าง Google ในบทความของ Forb(2) ที่ยังมีจุดยืนที่เชื่อว่า การทำงานที่สำนักงาน ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ และจะช่วยให้การแก้ปัญหาหนักๆเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ แนวโน้มการทำงานแบบ Hybrid Work ซึ่งมีความยืดหยุ่น ผสมผสานทั้งการทำงานแบบรีโมท และการทำงานที่สำนักงาน ดูจะเป็นทางออกที่ตอบโจทย์

        เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินธุรกิจจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ในการปรับองค์กรสู่แนวทางการทำงานแบบ Hybrid Work หลากหลายปัจจัยหลักที่องค์กรต้องคำนึงมีทั้งปัจจัยทั้งทางสังคม ความพร้อม และปัจจัยทางเทคนิค ลองมาดูจาก เช็คลิสต์ สั้นๆง่ายๆ เพื่อเตรียมความพร้อมให้องค์กรพร้อมสู่การทำงานแบบ Hybrid Work


อินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ ไอที และ แอพพลิเคชั่น ที่สนับสนุนการทำงานแบบทุกที่ (Anywhere) ที่มีศักยภาพนั้น จำเป็นมากสำหรับการเริ่มต้น

        สำหรับการทำงานแบบทุกที่ (Anywhere) พนักงานต้องการอินเทอร์เน็ต ที่รวดเร็วและมีสัญญาณที่เสถียรเพียงพอที่จะเชื่อมต่อจากภายนอกเข้ามาสู่ภายในสำนักงาน เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกับพนักงานที่สำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้สัญญาณ WI-FI ที่ต่อเชื่อมกับอินเทอร์เน็ตบ้าน หรือการใช้สัญญาณ WI-FI จากโทรศัพท์มือถือ ซึ่งมีบริการที่มีความเร็วสูงเพียงพอเป็นสิ่งจำเป็นเพราะการ Run โปรแกรมที่ช่วยในการสื่อสาร หรือการทำงานร่วมกันอย่าง Microsoft Team, Zoom หรือ Collaboration Application อื่นๆมักจะต้องใช้สัญญานอินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วในการ Upload/Down สูงพอสมควร  เช่น Zoom, Google Hangout, Microsoft Team พบว่า ความต้องการแบนด์วิดธ์ขาออก (Upstream) มีประมาณ 2 Mbps ส่วนขาเข้า (Downstream) มีประมาณ 2-6 Mbps ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้สนทนาในห้องประชุมนั้นๆ ซึ่งเราอาจสรุปง่ายๆว่า ถ้าเราสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ 10Mbps ขึ้นไป เราจะได้ผลลัพธ์ที่ค่อนข้างราบรื่น(3)

        นอกเหนือจากอินเทอร์เน็ตแล้ว พนักงานต้องมีฮาร์ดแวร์และเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่จำเป็นเพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ซึ่งอาจรวมถึงแล็ปท็อปและโทรศัพท์มือถือ พร้อมด้วย ซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่จะสนับสนุนการทำงานแบบทุกที่ (Anywhere) ที่พร้อมใช้งานหรือติดตั้งแอพพลิเคชั่นพิเศษบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

การจัดเก็บข้อมูล และความปลอดภัยของข้อมูล

        เมื่อต้องทำงานกับทีมซึ่งบางส่วนทำงานที่สำนักงาน และบางส่วนทำงานแบบรีโมท การจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลางที่สามารถเข้าถึง สร้าง แก้ไขได้จากระยะทางไกล อย่างการเก็บข้อมูลบนคลาวด์น่าจะตอบโจทย์ แต่องค์กรควรมีนโยบาย หรือมาตรการ (Policy) ในการจัดระเบียบของการจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากข้อมูลงานที่ถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ต และส่วนใหญ่เข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์ส่วนบุคคลและเครือข่ายส่วนบุคคลของพนักงานอาจจะรั่วไหลได้ง่าย การรักษาความปลอดภัยจึงกลายเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญมาก ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของบริษัทมีความเสี่ยงที่จะถูกเปิดเผยเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานที่ทำงานที่บ้านอาจไม่ได้รับความปลอดภัยเครือข่ายระดับองค์กรเช่นเดียวกับเมื่ออยู่ในสำนักงาน การเตรียมพร้อมเรื่องความปลอดภัยโดยติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส ซึ่งไอทีส่วนกลางสามารถเฝ้าระวัง และติดตาม (Monitoring Activities) ได้ บนเครื่องอุปกรณ์ของพนักงานที่ทำงานที่บ้าน จึงมีความจำเป็น รวมถึงการมีนโยบาย หรือมาตรการ (Policy)  ในการเข้าถึงไฟล์ ที่สำคัญของบริษัท หรือ พอร์ทัล(Portal) ภายในของบริษัทควรมีความรัดกุมด้วยการต่อเชื่อมด้วยการเข้ารหัส ไม่ว่าจะเป็นการเข้าผ่าน VPN หรือ SD-WAN เป็นต้น อีกทั้งองค์กรควรมองหาโซลูชันที่ป้องกันการเกิดภัยคุกคามทางไซเบอร์ (Ransomware) หรือ ปกป้องการเกิดการสูญหายของข้อมูล (Data Loss)  เพื่อให้สามารถสำรองข้อมูล (Back up) และกู้คืนข้อมูลได้หากเกิดเหตุไม่คาดคิด

เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน

        นอกเหนือจาก อุปกรณ์ หรือ แอพพลิเคชั่น ที่พนักงานรายบุคคลใช้ในการทำงานแล้ว อุปกรณ์ และ เครื่องมือที่จะใช้เพิ่มศักยภาพในการทำงานร่วมกัน ระหว่างพนักงานทีทำงานแบบรีโมท  และ พนักงานที่ทำงานที่สำนักงาน ก็มีความสำคัญ การสนทนา หรือการประชุมปรึกษางานแบบเรียลไทม์จะช่วยยกระดับให้งานเกิดผลสำเร็จได้ดี อุปกรณ์อย่างไวท์บอร์ดแบบอินเตอร์แอคทีฟ หรือเพื่อสนับสนุนโซลูชันการประชุมทางวิดีโอ กล้องวีดีโอ ไมค์หรือลำโพงที่มีความคมชัดก็เป็นอุปกรณ์ที่ทำให้เกิดบรรยากาศการประชุมที่สามารถช่วยเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ หรือ ผลลัพธ์ที่ดีได้

        จากข้อมูลข้างต้นเป็น เช็คลิสต์ง่าย ๆ ที่องค์กรจะสามารถรับมือและแก้ไขสถานการณ์แบบยั่งยืน มองหาโซลูชัน และอุปกรณ์ไอที เพื่อปรับตัวสู่การทำงานแบบ Hybrid Work แบบทุกที ทุกเวลา ด้วยบริการหลากหลายจาก CSL และ AIS Business ผู้ให้บริการที่พร้อมสนับสนุนการดำเนินธุรกิจยุคดิจิทัลแบบ One Stop สามารถติดต่อขอคำปรึกษาและวางแผนพัฒนาเทคโนโลยี เพื่อรองรับการทำงานและต่อยอดธุรกิจกับ CSL และ AIS Business ได้ที่

E-mail :business@ais.co.th
Website AIS Business: https://business.ais.co.th
Website CSL: https://www.csl.co.th

CSL พาร์ทเนอร์ที่ช่วยตอบโจทย์ทุกเรื่อง IT ที่คุณมั่นใจ

"Your Trusted Smart Digital Partner"


อ้างอิง

(1)  https://www.gallup.com/workplace/349772/going-back-work-office-worth.aspx?utm_source=facebook&utm_medium=o_social&utm_campaign=workplace_articles&utm_term=gallup+workplace&utm_content=3b1cccdd-6d1e-4b3a-98e8-264e6884dd8c

(2)  https://www.forbes.com/sites/jackkelly/2021/04/01/google-wants-workers-to-return-to-the-office-ahead-of-schedule-this-looks-like-a-blow-to-the-remote-work-trend/?sh=5fcbbe311575

(3) https://www.csl.co.th/Web/Article_detail.aspx?id=78&cm=2

  03 ส.ค. 2021
  By superadmin
  Like
  Share
Article
เหตุผลดี ๆ ที่คุณควรมี Managed Services Provider มาเป็นผู้ช่วยในการ Transform Business ในยุคดิจิทัล

อัปเดต : 14 กันยายน 2021


อ่านเพิ่ม
AIS Business และ CSL จับมือ HPE เปิดตัวโซลูชัน Private Cloud ภายใต้ชื่อ AIS Cloud in a Box by HPE

อัปเดต : 10 กันยายน 2021


อ่านเพิ่ม
Campus Wi-Fi Solution บริการ Wi-Fi สำหรับองค์กรการศึกษาในยุคดิจิทัล จาก CSL

อัปเดต : 11 มิถุนายน 2021


อ่านเพิ่ม
เก็บข้อมูลให้ดียุคนี้ต้องมี Metadata

อัปเดต : 18 มิถุนายน 2021


อ่านเพิ่ม
Managed Services ตัวช่วยธุรกิจยุคดิจิทัล

อัปเดต : 27 กรกฎาคม 2021


อ่านเพิ่ม
เดินหน้าอย่างมีความหวังกับวัคซีนโควิด-19

อัปเดต : 02 เมษายน 2021


อ่านเพิ่ม
หยุดยาวนี้ “แวะจิบให้อิ่มใจ” กับ 4 คาเฟ่ ที่ให้บริการโดยบาริสต้าคนพิเศษ

อัปเดต : 02 เมษายน 2021


อ่านเพิ่ม
พร้อมออนไลน์ เชื่อมต่อโลกดิจิทัลด้วยอินเทอร์เน็ตแบบมี Fixed IP

อัปเดต : 26 มีนาคม 2021


อ่านเพิ่ม
โปรโมชัน CSL Corp Internet Lite เน็ต 500 Mbps พร้อม iPad เพียง 3,500 บาทต่อเดือน

อัปเดต : 26 มีนาคม 2021


อ่านเพิ่ม
Domain Name มีดีกับธุรกิจ.....กว่าแค่เป็นชื่อเว็บไซต์

อัปเดต : 19 มีนาคม 2021


อ่านเพิ่ม